Як українцям оформити довіреність у Польщі
Українцям у Польщі не обов’язково їхати до України, щоб оформити довіреність для родича або іншої довіреної особи. Такий документ можна зробити у консульстві України або в польського нотаріуса. Вибір залежить від того, для чого саме потрібна довіреність і де її будуть використовувати — в Україні чи в Польщі.
Довіреність — це письмовий документ, яким одна людина уповноважує іншу офіційно діяти від її імені: представляти інтереси в установах, отримувати документи, листи чи кошти, вирішувати майнові питання, подавати заяви, оформлювати спадкові або інші справи. Для більшості офіційних дій недостатньо просто написати текст від руки — документ має бути правильно оформлений і посвідчений.
Де можна оформити довіреність у Польщі?
Є два основні варіанти:
у консульстві України в Польщі;
у польського нотаріуса.
Якщо довіреність потрібна саме для використання в Україні, часто зручніше звертатися до українського консульства. Документ буде оформлений українською мовою за українськими правилами, і його легше використовувати в українських установах.
Польський нотаріус також може посвідчити довіреність, але тоді потрібно особливо уважно перевірити, чи прийме такий документ українська сторона, чи потрібен переклад, нотаріальний акт або додаткове підтвердження.
Як оформити довіреність у консульстві України?
Консульські установи України можуть вчиняти нотаріальні дії, зокрема посвідчувати довіреності. Це передбачено порядком вчинення нотаріальних дій у дипломатичних представництвах і консульських установах України.
У 2026 році важливо враховувати, що частину підготовчих дій можна зробити онлайн через систему е-Консул. МЗС України повідомляло, що громадяни за кордоном можуть подавати заяву на нотаріальну дію, завантажувати зразок довіреності або заяви та додавати документи онлайн; після цього фізичний візит потрібен для завершення оформлення та отримання документа.
Для запису до консульства потрібно користуватися електронною чергою. З 2024 року механізм запису до Е-Черги потребує електронної ідентифікації.
Які документи можуть знадобитися?
Перелік документів краще перевіряти на сайті конкретного консульства, бо вимоги можуть трохи відрізнятися залежно від установи та типу довіреності. Зазвичай потрібно підготувати:
закордонний паспорт заявника; документ, що підтверджує легальне перебування в Польщі, наприклад карта побиту, віза або PESEL UKR;
український паспорт або ID-картку з довідкою про місце реєстрації;
реєстраційний номер облікової картки платника податків;
дані представника, на якого оформлюється довіреність;
копії паспорта та податкового номера представника;
готовий текст або проєкт довіреності;
документи, що підтверджують родинні зв’язки, якщо це важливо для типу довіреності або розміру збору;
документи на майно, якщо довіреність стосується майнових питань;
копію свідоцтва про смерть, якщо довіреність пов’язана зі спадковою справою.
Якщо документ виданий польським органом, наприклад польське свідоцтво про смерть, для використання в українському консульстві може знадобитися переклад українською мовою присяжним перекладачем.
Чоловікам віком від 18 до 60 років для отримання консульських послуг потрібно також враховувати правила військового обліку. Для консульської дії необхідно мати актуальний військово-обліковий документ у паперовій або електронній формі; консульські установи вказують, що електронний документ має бути сформований не раніше ніж за 72 години до звернення.
Скільки коштує оформлення довіреності у консульстві?
За оформлення довіреності сплачується консульський збір. У тарифах консульського збору для нотаріальних дій окремо передбачені посвідчення правочинів, зокрема довіреностей.
Консульський збір становить: 125 zł для осіб, які мають родинні зв’язки та можуть це підтвердити документами, і 250 zł для інших випадків. Також окремо може сплачуватися збір за заяву щодо внесення довіреності до Єдиного реєстру довіреностей. Перед візитом варто перевірити актуальні тарифи на сайті саме тієї консульської установи, до якої ви звертаєтеся, бо суми та порядок оплати можуть змінюватися.
Як оформити довіреність у польського нотаріуса?
Другий варіант — звернутися до польського нотаріуса. Перевірити нотаріуса або знайти нотаріальну контору можна через офіційну систему пошуку нотаріусів Krajowa Rada Notarialna.
Перед тим як оформлювати довіреність у польського нотаріуса для використання в Україні, обов’язково уточніть вимоги в українській установі, нотаріуса або органу, який буде приймати документ. Для різних дій можуть бути різні вимоги до форми довіреності.
У польського нотаріуса довіреність може бути оформлена у двох основних форматах.
Перший варіант — засвідчення підпису. Це означає, що людина сама готує текст довіреності, а нотаріус підтверджує, що підпис належить саме їй. Такий формат може підходити для простіших дій: отримання листів, документів, окремих адміністративних питань.
Другий варіант — нотаріальний акт. У цьому випадку нотаріус не просто засвідчує підпис, а оформлює документ у повнішій нотаріальній формі. Такий варіант може бути потрібний для серйозніших правочинів, наприклад майнових справ, продажу чи купівлі майна або інших дій, де українська сторона вимагає саме таку форму.
Мова, переклад і прийняття документа в Україні
Польські нотаріуси зазвичай працюють із документами польською мовою. Якщо ви принесете текст українською, нотаріус може відмовитися його посвідчувати або зазначити, що не перевіряє зміст документа. Через це українська установа може не прийняти таку довіреність.
Найбезпечніше — заздалегідь підготувати текст довіреності відповідно до вимог української сторони, перекласти його польською мовою для нотаріуса, а потім подбати про переклад документа українською для використання в Україні. У деяких випадках варто запросити присяжного перекладача на зустріч із нотаріусом.
Між Україною та Польщею діє договір про правову допомогу, за яким документи, підготовлені або засвідчені відповідним органом однієї держави, скріплені печаткою і підписом уповноваженої особи, мають силу на території іншої держави без додаткового засвідчення. Але на практиці українські органи або нотаріуси іноді все одно просять апостиль чи додаткові підтвердження. Тому перед оформленням польської довіреності варто письмово уточнити вимоги в тій установі, де документ будуть використовувати.
Що краще: консульство чи польський нотаріус?
Якщо довіреність потрібна для України, зазвичай найпростіший варіант — оформити її в українському консульстві. Такий документ одразу відповідає українській правовій системі, його легше перевірити й використовувати в українських установах.
Польський нотаріус може бути зручним, якщо важко записатися до консульства або документ потрібен терміново. Але цей варіант потребує ретельнішої підготовки: потрібно узгодити текст, мову, переклад, форму документа і перевірити, чи не вимагатимуть апостиль або додаткове засвідчення.
Що перевірити перед оформленням довіреності?
Перед тим як записуватися до консульства або нотаріуса, варто чітко з’ясувати:
для якої саме дії потрібна довіреність;
хто буде представником;
які повноваження потрібно передати;
чи має довіреність діяти тільки в Україні чи також у Польщі;
чи потрібна майнова довіреність;
чи потрібні документи про родинні зв’язки;
чи потрібен апостиль або переклад;
який строк дії довіреності має бути зазначений;
чи прийме документ конкретний орган, банк, нотаріус або інша установа.
Не варто оформлювати надто широку довіреність «на всі дії», якщо потрібна лише одна конкретна послуга. Чим точніше прописані повноваження, тим менше ризиків для довірителя.
Підсумок
У 2026 році українці в Польщі можуть оформити довіреність без поїздки до України — через українське консульство або польського нотаріуса. Якщо довіреність будуть використовувати в Україні, спершу перевірте вимоги української сторони. Підготуйте текст довіреності, уточніть, чи потрібен переклад, і перевірте актуальні правила консульського прийому. Окремо зверніть увагу на запис через е-Консул та вимоги для чоловіків віком 18–60 років.